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La nécessité de bien former les employés au home-office

Alors que 2020 a marqué le début d’une nouvelle décennie, l’élan implacable de la transformation numérique s’est désormais associé aux nouvelles réalités de la pandémie de coronavirus, créant une période sans précédent pour les entreprises et leurs salariés. 

Ce changement peut créer de nombreux défis logistiques pour les entreprises : Comment peuvent-elles continuer à se réunir régulièrement ? Doivent-elles rediriger les téléphones de bureau vers les téléphones portables des employés ? Existe-t-il des processus qui ne sont pas actuellement mis en place pour être complètement dématérialisés et qui doivent être mis à jour ? Pour certaines organisations, il s’agit là de tout nouveaux défis. D’autres peuvent avoir des années, voire des décennies d’expériences avec le télétravail.

Mais même pour les entreprises qui ont mis en place de solides infrastructures de travail à distance, les employés eux-mêmes sont souvent confrontés à des défis. De nombreux employés n’ont que peu ou pas d’expérience avec cette façon de travailler. Cela signifie qu’ils peuvent avoir des problèmes pour gérer la technologie nécessaire, gérer les distractions, rester organisés à la maison, ou une foule d’autres préoccupations.

Dans cette rubrique, nous vous donnons quelques conseils et stratégies pour former et préparer le personnel au travail à distance :

 

1- Formation avancée

À ce stade, il est probablement trop tard pour que de nombreux lecteurs mettent en place une formation avancée au travail à distance dans le cadre de la pandémie COVID-19.

La formation avancée peut donner aux employés les outils et les compétences dont ils ont besoin pour réussir dans un environnement à distance alors qu’ils sont encore dans l’environnement de travail « physique » auquel ils sont habitués.

Il convient de noter que s’il est formidable de pouvoir offrir une formation avancée, il n’est jamais trop tard pour commencer. Même pour les entreprises qui ont déjà affecté la plupart ou la totalité de leur personnel à des postes à distance, il n’est jamais mauvais de fournir un aperçu général des outils et des stratégies permettant de réussir le changement.

 

2- Gestion du temps et organisation

Tous les salariés ne sont pas faits pour le télétravail, mais parfois la nécessité peut exiger qu’ils réussissent au mieux. Deux des plus grands défis pour beaucoup de ces personnes sont de gérer efficacement leur temps, notamment en évitant les distractions, et de rester organisé.

Ce sont des compétences que les employés peuvent bien démontrer au bureau, mais qu’ils ont du mal à maintenir à la maison. Les dirigeants doivent être conscients de cette possibilité et fournir des ressources et des stratégies pour aider le personnel à relever les défis potentiels.

 

3- Règles de conduite en matière de communication à distance

Ce n’est pas parce que la vidéoconférence, les emails et la messagerie instantanée sont les équivalents virtuels des réunions physiques et des interactions en tête-à-tête que le même « professionnalisme » se traduiront naturellement.
Certaines personnes semblent perdre le sens des notions de base en communication lors du passage au télétravail, et certaines règles n’ont tout simplement pas de contrepartie lors du passage du physique au virtuel. Par exemple, crier au téléphone et utiliser toutes les majuscules dans les courriers électroniques et les messages instantanés peut ressembler à crier dans une réunion en personne ; une tenue correcte doit être portée pour les appels vidéo ; et le personnel doit être accessible et réceptif aux autres comme s’il était toujours assis de l’autre côté du couloir plutôt que de l’autre côté de la ville ou du pays.

Les entreprises doivent fournir une formation en direct avec des questions-réponses, ainsi que des ressources à la demande, telles qu’un guide de l’étiquette auquel le personnel peut accéder à titre de référence, qui couvre les règles de base de l’étiquette et du professionnalisme.

 

4- Ressources de formation accessibles à distance

Il serait de bon ton de suggérer aux entreprises de fournir un accès en ligne à des supports d’apprentissage et de développement, y compris ceux spécifiquement axés sur la manière de travailler efficacement à distance.

Par exemple, si votre organisation a adopté une politique de travail à domicile plus flexible, un cours d’apprentissage sur la façon de rester productif lorsqu’on travaille à distance peut aider les employés à gérer leurs tâches et à rester engagés. Parallèlement, des cours en ligne sur la gestion du stress et la vigilance peuvent aider les employés à gérer des situations inquiétantes, tout en leur permettant d’acquérir des compétences non techniques importantes pour l’avenir du travail.

 

5- Bien-être émotionnel et mental

Cela peut conduire à une rupture de la collaboration et de la productivité, d’autant plus que ceux qui sont habitués aux réunions en face à face ont du mal à identifier comment établir ces mêmes connexions virtuellement.

Pour lutter contre cette possibilité, les entreprises doivent « doubler » la culture d’équipe. Cela pourrait par exemple consister à passer quelques minutes au début des réunions virtuelles pour permettre aux employés de partager leur expérience de télétravail ou simplement pour se tenir au courant de ce qui se passe dans leur vie.

Ces interactions informelles peuvent contribuer à maintenir la cohésion de l’équipe et donner aux responsables l’occasion de déterminer si le personnel semble épuisé ou désengagé. Ces interactions peuvent inclure des équivalents virtuels d’activités sociales communes sur le lieu de travail comme les pauses café.

Certains experts de la santé prédisent que le besoin de rester isolé pour ralentir la propagation de COVID-19 durera des mois, et non des semaines. D’autres affirment que la transition forcée vers le travail à distance est souvent une tendance à long terme et le début d’une nouvelle normalité.

 


Le mot de la fin :

Que ce soit pour surmonter la pandémie actuelle, en prévision d’une éventuelle pandémie future ou simplement pour économiser de l’argent tout en renforçant l’engagement et le dévouement de ses salariés, les employeurs de tout le pays doivent examiner attentivement leur capacité à travailler à domicile. Et la formation de leurs employés semble être un élément clé de cette équation.

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